Rekrytering - från behov till ny medarbetare

Att rekrytera handlar om betydligt mer än att publicera en annons eller genomföra intervjuer. Det är en strategisk investering som ofta kostar flera hundra tusen kronor, när man räknar in annonsering, eventuella rekryteringsföretag, intern arbetstid, och introduktion av den nyanställda.

En professionell och genomtänkt rekryteringsprocess bidrar inte bara till att rätt person anställs. Den stärker även arbetsgivarvarumärket, både externt och internt, genom att visa att organisationen arbetar strukturerat, rättssäkert och långsiktigt.

Inom Svenska kyrkan är kompetensförsörjning en av de större utmaningarna. För att möta detta har Skao utvecklat ett omfattande stödmaterial. Det innehåller bland annat

• rekryteringshandbok 
• processkarta (illustrerar de 16 steg som Rekryteringshandboken förtydligar)
• ett brett urval av mallar och texter i arbetsgivarguiden Vera (till viss del under produktion)
•  e‑utbildning.

Såväl rekryteringshandboken som processkartan består av 16 steg. Dessa steg beskriver en rekryteringsprocess från behovsinventering till uppföljning efter introduktion. Den här webbsidan är uppbyggd på samma sätt, kompletterad med förslag på fördjupande läsning, utbildningar samt länktips.

1. Rekryteringsbehov uppkommer – behovsanalys

En medarbetare hos er slutar eller blir tjänstledig – det saknas personal. Kanske utökar ni eller startar en ny verksamhet och behöver inrätta nya tjänster.

Analysera vilken tjänst ni behöver rekrytera till. Ska ni ersätta den som slutat med en likadan befattning eller är det läge att tänka om? Ska ni ta bort eller inrätta en tjänst måste ni mbl-förhandla och fatta beslut om en omorganisation först.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

2. Bilda rekryteringsgrupp och gör en kravprofil

Sätt samman en lämplig rekryteringsgrupp. Överställd chef, hr-personal, någon expert med motsvarande kompetens som den ni söker och kanske en blivande kollega är lämpliga funktioner i en sådan grupp. Förtroendevalda är normalt sett inte med i en rekryteringsgrupp. Ett undantag är när en kyrkoherde ska rekryteras.

Gör en kravprofil för den aktuella tjänsten tillsammans med medlemmarna i rekryteringsgruppen. En kravprofil ska innehålla dels information om tjänsten, dels vilka skall- och bör-krav ni har på den som anställs.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

3. Förutsättningar för rekrytering

Innan ni går ut och söker kandidater till en ledig tjänst måste ni se om ni har någon internt som behöver en omplacering, någon som har slutat som har företrädesrätt eller om någon medarbetare har begärt att få utökad sysselsättningsgrad.

4. Rekryteringsvägar

Det finns många kanaler när ni ska berätta om er lediga tjänst. Sociala medier som facebook och X,  digitala plattformar som LinkedIn, tidningsannonser, annonser i egna informationsskrifter, egen webbplats, arbetsförmedlingen och branschorganisationer är några exempel.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

5. Behörighet

När ni ska anställa en präst eller diakon måste dessa behörighetsförklaras av domkapitlet. Rutinerna för detta ser lite olika ut i olika stift.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

6. Återkoppla till de sökande

Ni bör bekräfta till den som söker tjänst hos er att ni tagit emot ansökan, och om ni har en ungefärlig tidplan kan ni berätta om den.

Ni behöver även bestämma i förväg vilka som svarar på frågor om befattningen. Det viktigt att hålla sig till den information som överenskommits i rekryteringsgruppen.

Länk till arbetgivarguiden Vera

7. Hitta er mest lämpliga kandidat

När ni ska göra urval bland inkomna ansökningar gäller det att noga gå igenom den kravprofil som gjordes i början av rekryteringsprocessen. Fyll gärna i en bedömningsmatris som ni har som stöd när ni ska jämföra kandidaterna och välja ut vilka som ska få komma på intervju.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

8. Intervju och bedömning

Anställningsintervjun är ett av de viktigaste momenten i en rekrytering. Planera den noga och använd kravprofilen som ni skapat. Tänk efter vilka från er som ska vara med på intervjun.

För att få reda på kandidaternas olika förmågor* rekommenderar Skao att ni använder er av kompetensbaserade intervjufrågor.

*Personliga, sociala, och intellektuella förmågor samt ledarskapsförmågor. 

Länk till arbetsgivarguiden Vera

9. Referenser

Om ni är noggranna med att ta referenser så minskar risken för felrekrytering. Det är ett sätt att få kandidatens cv bekräftad och ni kan få reda på hur denna har fungerat i olika sammanhang.

Använd gärna kompetensbaserade frågor även här för att få exempel på de olika förmågorna hos kandidaten.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

10. MBL-förhandling vid chefstillsättning

Ska ni tillsätta en person i arbetsledande ställning? Då måste ni MBL-förhandla med de fackliga organisationerna innan ni fattar beslut.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

vvvvv

11. Beslut och erbjudande om anställning

Välj er slutkandidat utifrån er samlade bedömning (intervjuer, referenstagning och eventuella tester och/eller arbetsprover). Genomför MBL-förhandling, om det finns krav på detta, och fatta beslut om att erbjuda en anställning.

Sedan handlar det om villkoren för anställningen. Här bör den som skriver under anställningsavtalet ha mandat att komma överens med den tilltänkta anställda, inom vissa ramar.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

12. Informera medarbetarna

Så fort anställningen är klar så bör ni berätta detta för medarbetarna. Berätta när den nyanställda börjar och lite kort om vem det är.

13. Anställningsinformation

Senast en vecka efter att er nyanställda har börjat arbeta ska denna få anställningsinformation, enligt LAS 6c §. Kanske gjordes det redan när ni kom överens om villkoren.

Länk till arbetsgivarguiden Vera

14. Avsluta rekryteringsprocessen

Nu är rekryteringen klar och det är dags att ge besked till dem som sökte tjänsten och inte fick den.

Till dem som inte fick komma på intervju kan ni skriva mejl, men de som varit på intervju bör ni ringa upp.

15. Introduktion

Gör ett introduktionsprogram för er nyanställda och utse en medarbetare som är ansvarig för introduktionen.

Följ upp att introduktionen går som den ska.

16. Uppföljning

Efter ungefär två månader bör den närmaste chefen följa upp hur introduktionen fungerade.

Hör efter om er nyanställda har förstått hur arbetsuppgifterna och organisationen fungerar och om det är något mer ni kan stötta hen med.