Kyrkoråd, stiftsstyrelser och kyrkostyrelsen ansvarar för sin organisation och sina arbetsformer. Det gäller även egendomsnämnderna.
Genomarbetad arbetsordning grunden för gott styrelsearbete
Av kyrkostyrelsens skrivelse till Kyrkomötet (KsSkr 2011:06) framgår att en genomarbetad arbetsordning är grunden för ett gott styrelsearbete. Det är också ett av de grunddokument som verksamhetsgranskningen kontrollerar för att säkerställa att det finns ett fungerade styrelsearbete.
Arbetsordningar finns inom andra associationsformer och det finns god sed för hur en sådan ordning bör utformas och vad de bör innehålla. Kyrkoordningen innehåller därför inte några detaljerade bestämmelser av vad en arbetsordning ska innehåll mot bakgrund av att den sed som gäller bör kunna förändras över tid.
God ordning enligt kyrkostyrelsen
En god ordning enligt kyrkostyrelsen skrivelse är att arbetsordningen innehåller:
- Styrelsens årsplanering (hur många sammanträden som ska hållas varje år och vilka frågor som ska behandlas på varje sammanträde)
- En beskrivning av vilka organ som styrelsen har inrättat och vilka uppgifter som delegerats till dem. Även krav på protokoll och annan formalia som gäller inrättade organ.
- Beskrivning av övrig delegation samt hur utnyttjad delegation ska anmälas till styrelsen.
- Vilken rapportering som ska ske från kyrkoherde och övriga tjänstemän.
- Vilka styrande dokument som styrelsen har upprättat och när de olika dokumenten ska uppdateras/beslutas.
- Andra principfrågor som bör dokumenteras, till exempel särskilda uppgifter som ordföranden har tilldelats.
Viktigt med policydokument som regelbundet ses över
I kyrkomötets beslut betonades också vikten av att det finns policydokument kopplade till arbetsordningen och att de ses över regelbundet.
Mallar med kommentarer som hjälpmedel
Utifrån god sed har arbetsgivarorganisationen tagit fram mallar med kommentarer som ett hjälpmedel att utgå ifrån i arbetet med att ta fram en arbetsordning. Mallarna har tagits fram efter samråd med kyrkokansliet.
Mallarna gäller arbetsordning för kyrkoråd, dels i församling som inte ingår i pastorat, dels i pastorat.
För en del kyrkoråd finns sedan tidigare reglementen. Arbetsordningen ersätter den typen av reglering av arbetsfördelningen mellan olika organ. För att förebygga otydlighet bör kyrkofullmäktige fatta beslut om att upphäva tidigare beslut om reglementen.
Mallar för arbetsordning
Frågor om mallar besvaras av Anna von Malmborg
